1. Taraflar ve geçerlilik
Bu Veri İşleme Sözleşmesi, kayıt sırasında Kullanım Koşulları ile birlikte elektronik olarak kabul edildiğinde klinik/profesyonel kullanıcı ile SmileUp AI işletmecisi arasında yürürlüğe girer. Klinik adına kabul eden kişi buna yetkili olduğunu beyan eder. Emredici mevzuat ve tarafların veri sorumlusu sıfatından doğan yükümlülükleri saklıdır.
2. Roller ve kapsam
Hasta/vaka görsellerinin klinik amaçlarla elde edilmesi ve işleme amaçlarının belirlenmesinde klinik veri sorumlusu, SmileUp AI kliniğin talimatlarıyla hizmet sağlayan veri işleyendir. SmileUp AI profesyonel kullanıcı hesabı, güvenlik, ödeme, destek ve yasal kayıtlar bakımından ayrıca veri sorumlusudur. Veri işleme süresi hizmet ve saklama kurallarıyla sınırlıdır.
3. İşleme konusu ve veri kategorileri
İşleme; klinikçe yüklenen yüz/dental fotoğrafı, rastgele vaka kimliğini, gerekli dental/görsel parametreleri, sınırlı hekim notunu, üretilen görüntüyü ve rapor önizlemesini kapsar. İlgili kişiler klinik hastalarıdır; çocuk verilerinde klinik gerekli temsil ve özel koruma şartlarını sağlar. Hasta adı, TCKN, telefon ve e-posta gibi gereksiz tanımlayıcılar yüklenmez.
4. Talimat ve amaç sınırı
SmileUp AI veriyi yalnızca sözleşme kapsamındaki AI destekli görselleştirmeyi üretmek, güvenli biçimde göstermek, talep üzerine PDF hazırlamak ve zorunlu teknik/güvenlik işlemlerini yürütmek için işler. Hasta görselini kendi reklamı, bağımsız profilleme faaliyeti, model eğitimi veya ayrı ticari amacı için kullanmaz. Hukuka aykırı talimatı reddedebilir veya işlemi askıya alabilir ve kliniği bilgilendirir.
5. Klinik yükümlülükleri
Klinik her yüklemede verinin hukuka uygun elde edildiğini, hastanın gerekli biçimde aydınlatıldığını, uygulanabilir KVKK m.5/m.6 şartının bulunduğunu ve gereken ayrı açık rıza/temsilci yetkilerinin sağlandığını beyan eder. Klinik yalnızca işlemeye ve aktarılmaya hukuken yetkili olduğu veriyi yükler, kullanıcı yetkilerini yönetir ve indirdiği materyalin güvenliği ile hastaya sunumundan sorumludur.
6. Gizlilik ve erişim
SmileUp AI hasta içeriğine personel erişimini görev gereği ihtiyaç duyan yetkili kişilerle sınırlar; gizlilik yükümlülüğü uygular. Normal yönetim ekranında hasta görselleri gösterilmez. Yetkili erişim ve kritik işlemler mümkün olduğu ölçüde kayıt altına alınır.
7. Teknik ve idari güvenlik
İletimde şifreleme, özel nesne depolama, süreli bağlantılar, klinik bazlı erişim kontrolü, girdi/doğrulama, oturum güvenliği, istek sınırlama, görsel meta verisi temizleme, sınırlı saklama ve silme önlemleri uygulanır. SmileUp AI risklere uygun önlemleri gözden geçirir; kusur ve mevzuattan doğan kendi sorumluluğu klinik beyanıyla kaldırılmaz.
8. Alt hizmet sağlayıcılar ve yurt dışı
SmileUp, hizmetin sunulması için gerekli barındırma, altyapı, yapay zekâ işleme, güvenlik ve benzeri teknik hizmet sağlayıcılarından yararlanabilir. Bunların bir kısmı yurt dışında bulunabilir. SmileUp AI alt sağlayıcılarla uygun gizlilik, güvenlik ve veri işleme yükümlülükleri kurmakla; taraflar ise kendi rollerine düşen KVKK m.9 aktarım şartlarını ayrıca sağlamakla yükümlüdür. Bu sözleşme tek başına yurt dışı aktarım mekanizması oluşturmaz.
9. Saklama, silme ve sözleşme sonu
Platformun kontrolündeki kaynak fotoğraf başarılı işlem sonrası silinir; teknik tekrar/yarım kalan yükleme alanı en fazla 24 saatlik yaşam döngüsüne tabidir. Sonuç ve PDF için küçültülmüş kaynak önizlemesi en fazla 30 gün saklanır; klinik vakayı daha erken silebilir. PDF kalıcı saklanmaz. Sözleşme sonunda hukuken saklanması gereken kayıtlar dışında erişilebilir vaka verileri silinir; sağlayıcı yedekleri ve dış kopyalar için sözleşmesel koşullar ayrıca uygulanır.
10. İlgili kişi talepleri ve ihlal
Klinik hastanın hak taleplerinde birincil muhataptır; SmileUp AI kendi kontrolündeki verilere ilişkin makul teknik iş birliği sağlar. SmileUp AI hasta/vaka verisini etkileyen güvenlik ihlalini öğrendiğinde kliniğe gecikmeksizin mevcut bilgilerle bildirir, müdahale ve incelemeye yardımcı olur. İlgili kişi ve Kurul bildirimleri tarafların mevzuattaki rollerine göre yürütülür.
11. Sorumluluk ve rücu
Klinik kendi hukuka aykırı elde etme, yükleme, talimat veya paylaşımından kaynaklanan talepler bakımından uygulanabilir hukuk ölçüsünde sorumludur. SmileUp AI bu tür kullanıcı ihlali nedeniyle maruz kaldığı doğrudan zarar ve makul masraflar için rücu edebilir. SmileUp AI'nın kendi kusuru, güvenlik/silme eksikliği veya kanundan doğan devredilemez sorumluluğu bundan etkilenmez. Taraflar uyuşmazlıklarda kayıtları ve makul delilleri koruyarak iş birliği yapar.